2022年4月からエンペイをご利用いただいている豊田市。当初、市内の公立こども園60施設に導入し、集金業務の改善に活用いただいています。しかし、キャッシュレス化の推進に当たっては「期待と不安が入り混じっていた」と言います。 そこで、豊田市こども・若者部保育課の担当長の河村卓様と主査の矢澤孝幸様にエンペイ導入についてインタビュー。検討時のポイントや導入の決め手、導入後の効果などをお聞きしました。
お話を伺った方：
河村： キャッシュレス化は「園の業務とサービスの改善」の一環として取り組みました。業務の改善については市としても念頭に置いており、日頃から意識を強く持っています。そういった中で保育課では「園で働く保育士の負担を減らしたい」という想いの元、ICT化を進めています。
2021年度には子ども施設向けICTシステム「CoDMON（コドモン）」を導入。園業務の効率化を実現し、次なるステップとして集金作業のICT化が掲げられました。
矢澤：以前から集金にまつわる業務の改善が必要と感じていました。納付は口座振替としていましたが現金集金も少なくなく、保育士が現金を取り扱うリスクが発生。日々の保育で慌ただしい中、銀行まで足を運ぶのは一苦労で業務負担も軽くありませんでした。
加えて保護者への負担も問題でした。口座の金融機関を指定していたため保護者によっては口座を新設する手間を要していました。もちろん現場でも効率化に努めていましたが、より抜本的な改善を図るため、ICT化の検討を進めることにしました。
河村：最大の理由はすでに市で導入しているCoDMONと連携できることです。私たちの目的はあくまで業務改善。CoDMONで管理している請求情報をそのまま利用できるのは非常に効率的ですし、大きな利点だと感じました。
また、Pay PayやLINE Payなど保護者が支払い方法を選べるのもポイントでした。最近ではオンライン決済サービスが多様化し、保護者もさまざまなサービスを利用している。さらに豊田市では外国籍の方も多く、日本語に不慣れな保護者もいます。このような状況を踏まえ、選択肢を多くすることが保護者のメリットにも繋がると考えました。
矢澤：重要であったのは費用対効果です。費用面だけを見るとシステム使用料と手数料がかかるため従来の運用よりも高くなる。ですから「費用に見合った人件費の削減や利便性の向上が図れる」ことを明確化する必要がありました。
効果を可視化するためまずは集金における現状を整理。問題点を洗い出し、エンペイ導入でどれくらい改善されるかを分析しました。例えば、１園で最大200名を超える園児に対する集金・集計作業がなくなることや、園ごとに異なっていた集金業務フローの均一化と引き継ぎコスト削減などが可能と分かりました。
エンペイ導入の効果に確信を持てたので予算要求を行いました。結果として、費用対効果の高さが認められて導入が決定されました。
河村：最大の要因は保護者の利便性向上でしょう。豊田市としてはICT化に対して前向きですが、エンペイ導入が園の業務改善にしか効果がなかったらおそらく導入は実現しなかったと思います。税金を使う以上、市民への還元は欠かせません。
エンペイを導入することで現金を用意する手間が省けたり、普段から利用しているキャッシュレスサービスで納付できたりと保護者の支払いがより簡便になる。その上で、保育士の負担軽減も叶えられるという“両軸”があったからこそ導入が認められたと思います。
矢澤：口座の振り分けが運用観点で問題となりました。そもそも園では豊田市に納付する費用と、園自体が取り扱う費用の２種類を集金していた。つまり、振込先の口座が２つあったのですがエンペイのシステムは両費用ともいずれか1つの口座に振り込まれる仕様だったんです。
正直に申しますと振り分けできない場合、導入は難しいと感じていました。しかしエンペイからの提案で、支払いを2つに振り分ける運用フローを構築できた。多少の作業を要するものの市でも問題なく運用しています。こちらの要望に柔軟に対応してくれて、非常に助かりました。
河村：懸念点は２つありました。１つ目は導入後の運用体制です。エンペイの担当者からは「安定的に運用できる」と聞いていましたが、どんなシステムでも実際に運用してみないと結果はわからない。加えて保育士が新しいシステムの導入に当たって不安を感じないかも心配でした。
２つ目は保護者の満足度です。導入後は各園での集金をエンペイに一本化する予定だったので、従来の支払い方法から大きく変わる。キャッシュレスが便利であるとは言え、保護者の満足度に繋がるかどうかなども懸念点でした。
河村：保育士に向けてはエンペイの担当者に協力いただき、操作の説明会を実施。実運用については保育課が研修会を開催しました。保育士に安心していただけるように丁寧な説明を心がけました。
ありがたかったのは、自主的に保育士が操作・運用方法を理解しようと行動してくれたこと。保育士同士で連絡を取り合って情報を共有。保育課が打ち立てた取り組みに積極的に対応してくれたので、スムーズに導入できたと思います。
保護者に対しては保育課でエンペイ導入の周知を行いました。具体的な納付方法の説明は園で行いましたが園だけで対応が難しい場合は保育課がエンペイに確認し、回答をお伝えしました。
矢澤：システムに関して重大なトラブルは発生していません。もちろん細かい不具合は多少ありましたが、エンペイ側ですぐに問題に対応して原因を突き止めてくれたため大きく困ったことはありませんでした。
運用開始当初は保育士から保育課に多くの問い合わせがありましたが、エンペイ側で電話窓口を設置。CoDMONとの混同も問い合わせを生む要因であったため、CoDMONとの合同質問会も開催いただきました。手厚いアフターフォローと私たちに寄り添って問題を解決してくれる姿勢によって運用面での不安はなくなりました。
同時に保育士の操作面での不安も慣れによってだんだんと減ってきました。「導入して良かった」と思ってくださる園も増えてきており、現金の取り扱いがなくなったことに対する安堵の声も届いています。
河村：効果は十分にあったと認識しています。現金による集金業務はゼロになり、現金の取り扱いもなくなりました。さらに集金状況の一元管理によって納付済みか未納かも一目で確認できる。集金・集計に要する時間は格段に短くなったと思います。
LINEメッセージで入金依頼を送った瞬間に納付する保護者もいらっしゃいます。当然これは保護者のご協力のおかげですが、スピーディに納付できるシステムを構築できたという点は成果の一つ。園への支払いのためにわざわざ口座を開設する必要もなくなり、保護者の負担は大きく軽減できました。
加えて、未納者への再請求のお声がけが不要になったのもエンペイ導入のメリットでした。再請求のお声がけは保護者にとっても保育士にとってもストレス。それがLINEメッセージによる再請求となり、納付も手軽に対応できる。保護者と保育士の負担が解消され、納付自体もしやすくなったと思います。
矢澤：保育課としては引き続きより質の高い保育の実現に向けて取り組んでいきます。
2023年度は子どもの活動を継続的に記録する「保育ドキュメンテーション」の活用を推進しています。写真やコメントで子どもたちの様子を保護者と保育士に共有。保護者には嬉しいサービスになるとともに、保育士間のコミュニケーション活性化や保育の振り返りなど様々なメリットがあると考えています。
また、エクセルやワードで書かれている保育の指導案を一元管理できるよう運用の見直しを検討しています。保育の情報を統合することでPDCAサイクルを回しやすくなるため、より効率的な改善を図れる。現場の意見を取り入れつつ、園業務で効率化できるものは最大限ICT化を進めてきたいです。
ただ、様々な業務をICT化する上で課題もあります。例えばこども園の集金業務について、エンペイによる利便性向上を市民への価値還元としていますが、卒園して別の部局が管理する小中といった教育機関に入ると別の支払い方法に対応しなければなりません。市民の立場を慮れば本来は市で統一するのが理想だと思います。一つ一つ条件をクリアし、理想の実現に少しでも近づいていきたいと考えています。
河村：どの自治体でもそうだと思いますが、園のサポートは保育課の大きな仕事の一つ。「保育士がより働きやすく、園の運営をより良くしたい環境を築きたい」という想いは、私たちと同じだと感じています。
しかし、自治体によっては付加価値が高くとも新たなシステムの導入にはハードルが高いこともあるかと思います。ICT化への理解を得づらいケースも十分に想像できます。
そうは言ってもキャッシュレスサービスを含めICT化が加速する現代においては、その変化に遅かれ早かれ対応していかなければいけません。変革を恐れずに進んでいくことも、時には必要だと思います。
懸念点がある中でも得られる効果に期待して、エンペイを導入いただいた豊田市。市民の利便性向上と園の業務改善が実現できたことは私たちにとっても嬉しい結果でした。 取材時には「導入後も業務をより良くするため、一緒に検討してくれるのは心強い。非常にありがたく思っています」というお言葉もたいへん光栄でした。今後も皆様のお力になれるよう精進いたします！
【施設名】
愛知県豊田市 こども・若者部保育課
【所在地】
愛知県豊田市西町3-60 豊田市役所東庁舎2階
【施設種別】
自治体
【児童数】
児童数：4587名（公立こども園：60施設）
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サービスの詳細につきましては、担当者がご説明させていただきます。
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