2023年10月からエンペイをご利用いただいている、めいとう児童デイサービス ソレイユ。その運営会社であるAstre（アストル）にて取締役 総務部長を務める鍋谷美穂様にエンペイを導入された背景や導入後の反響について、お話を伺いました。
お話を伺った方：
エンペイ導入は、業務負担の軽減と人的ミスの防止が目的です。施設ではサービス利用料金とおやつ代を現金でお支払いいただいてますが、集金は現場の職員が担当。こまかなおつりの用意や現金の管理などで少なくない負担がかかっていました。
加えてごく稀にですが、集計してみると請求額がズレることや、保護者様と支払いの有無についてトラブルが発生する懸念があることも問題でした。集金業務のマニュアル化や運用フロー全体の見直しなども行いましたが、人的ミスを完全にゼロにすることは難しかった。弊社ではソレイユ以外にも施設を運営していますが、集金業務は各施設で課題となっていました。
そういった中で４施設目がオープン。集金業務による負担はますます見逃せなくなり、キャッシュレスサービスの導入を検討し始めました。当初は口座引き落としも考えましたが、弊社と取引している事務の派遣会社経由で偶然エンペイについて知ったんです。保育園などに特化した集金システムで、保護者が利用できる決済手段が多い点に好感が持てました。
最大の決め手はLINE経由で請求できる点です。元々施設では保護者との連絡手段としてLINEを使っていたため、保護者の手を煩わせることなく導入できる点は大きなメリットでした。
オンライン上で集金業務が完結することも魅力でした。それまでは問題が発生すると本社の経理担当者が施設に足を運ぶ必要がありましたが、エンペイなら請求も未支払者への催促もウェブ上で可能。集金業務に携わる人間が減るので、運用フローも単純化できる。現場だけでなく、本社の従業員の負担を軽減できるのも利点だと感じていました。
1施設単位で契約できた点もポイントでした。集金に関するアンケートを保護者に実施したところ、普段からキャッシュレスサービスを利用しているのは７割ほど。残り3割の保護者は、エンペイ導入をネガティブに捉える恐れがあった。保護者の反応や効果を確認するために、ソレイユ単独のスモールスタートが可能だったのも導入の後押しとなりました。
エンペイ導入の第一歩は当然、社内の稟議を通すことでした。まずはエンペイによるコストと工数の削減効果を算出。その結果を現金による集金を続けた場合と比較し、費用対効果を可視化しました。現場職員の負担や集金ミスによる信頼の失墜の対策となるため、二つ返事で決裁を得ることができました。
次に、エンペイ導入を保護者に手紙でお伝えしました。配布は現場職員による手渡しでしたが手紙自体は本社で用意。できるだけ現場に負担がかからないように配慮しました。手紙の文面はエンペイが用意したテンプレートを活用。保護者が不安を抱かないように内容を調整しました。
幸いにも事前に懸念していたネガティブな反応はなく、多くの保護者が快く対応してくれました。中には、なかなかLINEに登録していただけない保護者もいましたが、現場の職員によるサポートもあって、エンペイ導入はスムーズに進んだと思います。
導入から1ヵ月経っていませんが、早くも保護者からは「現金を用意しなくなってうれしい！」との声をいただいています。支払い速度が向上したのも保護者の満足度の表れでしょう。請求からすぐに入金する保護者が少なくなく、数日で約８割の方が支払い済み。保護者には非常に好評だと思います。
もちろん、職員からも喜ばれています。集金業務の手間と、現金の取扱による精神的なプレッシャーがなくなった。「すごく楽になった」という意見が多く、ソレイユ以外の施設を担当している事務員から「早く全施設にエンペイを導入してほしい」との要望も挙がっています。残り施設への導入はソレイユでの効果検証後に検討する予定でしたが、早々に３施設への追加導入を決定しました。
福祉施設を複数運営するには、属人化の解消はとても重要です。人の出入りが激しいため、業務の平準化は欠かせません。エンペイは集金・集計・会計管理を簡素化でき、業務の効率化に有効。直感的に操作できるだけでなく、マニュアルも用意されており、誰でも簡単に使いこなせる。総じて導入による効果は期待以上でした。
このたびは貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。エンペイを評価いただき複数施設に導入いただけたこと、誠にうれしく思っています。今後もご利用される皆様に価値のあるサービスを提供できるよう努めてまいります！
【施設名】
めいとう児童デイサービス ソレイユ
【所在地】
愛知県名古屋市名東区高間町33 ANSIX BLD1階
【施設種別】
放課後等デイサービス・児童発達支援
【児童数】
10名/日
【WEBサイト】
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