−Q1. エンペイ導入前は、どのように集金されていたか教えていただけますか？

2023年3月以前、Gakkenほいくえんでは口座振替で副食費や延長保育料などを集金していました。請求データの作成などは本部が行なってくれましたが、一部の業務は園で対応。基本的に集金業務は園長など限られた人しか担当できないため、業務が集中し、園運営のネックとなっていました。 

特に大変だったのは、口座振替登録の対応でした。保護者に銀行で手続きいただくだけでなく、保護者に提出いただいた口座振替依頼書を本部へ送付していました。

問題であったのは、印鑑相違などで⼝座登録不備が発生した場合です。保護者に振替依頼書の再提出をお願いしたり、本部と再びやり取りしたりと、軽視できない手間が発生。登録完了まで１〜2ヵ月かかることもありました。

他にも、再請求の声がけなどに園で対応しなければならず、集金業務の負担は大きかった。また、保護者にも口座振替登録で銀行に足を運んでもらうなど手間をかけていたので、心苦しい思いがありました。

−Q2.エンペイ導入を知らされた際の感想を教えていただけますか？

正直に言いますと、エンペイについてまったく知りませんでした。しかし、本部からの説明を聞いたら、業務が楽になるイメージが湧いてきました！

当初はきちんと運用できるか不安でしたが、請求金額の登録など細かい設定は本部側で対応してくれ、園ではLINEの請求メッセージを送信するだけ。精神的な重荷であった再請求もLINE経由で行える。操作はシンプルで、集金業務のフローも簡素化されるため、安心して運用できると感じました。

集金業務にあまり関与していない職員も、紙ベースであった業務がデジタル化されることに好意的。普段からキャッシュレス決済サービスに慣れ親しんでいるためか、保護者のエンペイ導入に対する反応も同様でした。

保護者には案内状を配布してエンペイ導入を告知しましたが、導入に対するネガティブな意見は皆無。「エンペイ導入について説明を求められるかも」と心配していましたが、質問をされることすらなかった。表立ってポジティブな意見をいただくこともありませんでしたが、「今の時代のあたりまえ」と総じて前向きに捉えてくれたと思います。

−Q3. エンペイ導入によって、集金業務は実際に改善されましたか？

集金業務の負荷は劇的に軽減されました！ 苦労した口座振替の登録もQRコードが記載された用紙を配布するだけでOK。登録不備も発生せず、保護者に手間をかけることもない。業務的にも精神的にも楽になりました。

支払い金額を簡単に確認できるのもポイントです。過去の請求金額・支払い金額もスピーディに済ませられるので、助かっています。

もちろん、エンペイ導入で捻出できた時間もありがたく感じています。事務作業が重なる月末月初でも、職員のシフト決めや勤怠管理、役所への手続きなどに余裕を持って取り組めています。今までは、優先順位が低いため後回しにしていた業務にも着手できており、業務効率化の効果を実感しています。

−Q4. 集金業務の改善以外で、メリットを感じた部分はありましたか？

保護者の支払い率が見えるのはメリットでしょう。支払いが済んでいない保護者をリアルタイムで知ることができ、前もって行動することができるようになった。以前は本部に確認しないと状況を把握できなかったので、大きな進歩だと思います。

また、本部と情報を共有できているのも利点です。これまでは本部の情報を受け取ってからの対応であったため、どこか受動的なスタンスとなっていました。しかし、今は自発的に情報を取得し、同じ視点で考えて行動できている。本部とのコミュニケーションもスムーズになりました。

さらに、保護者から「支払いが楽になった」「口座の残高を確認しなくて良くなった」と好評なのもうれしいところです。

ただ、エンペイ導入がこれほど効果的だったのは、本部が運用プロセスをきちんと確立してくれたおかげだと思います。本部は、普段から園をサポートしてくれている。だからこそ、園は安心して理念に基づいた保育が実践できていると感じています！