−エンペイを導入される前には、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

私どもが運営している乳幼児の保育施設と学童保育施設を比率にすると、8割ぐらいが学童保育施設です。その中で、午後のおやつの時間帯に、保護者からお金を預かっておやつを準備する流れがあるのですが、それを今までは現金でやっていたんです。
1ヶ月ごとに集金袋を使って、1,500円や2,000円を現金で回収して、その都度領収書を発行して、お金を管理して、ということをやっていました。

中には、請求した金額通りにお金が入っていないこともあります。保護者の方は金額通り入れたと思われていることが多いので、”払った・払っていない”というトラブルにつながることもありました。

また、保護者会がおやつ代を徴収するような施設もあり、そこでは保護者会で口座を用意してもらい、そこにお金を入れてもらっていました。そのため、翌年度保護者会の会長さんが変われば、また名前を変える必要があり、非常に煩雑な取り組みになっていました。

また、通う子どもたちの人数が多いと、大量の現金が発生します。しかも小銭も多いので、集めた現金を毎回銀行に行って入金するという作業が、先生たちにとって大きな負担でした。
クラブが終わる時間帯は銀行も営業していないので、翌日までのあいだ、先生たちが現金を保管しなければいけないこともあります。精神的な負担も大きいと考え、どうにかキャッシュレス化できないかと考えていました。

エンペイを知ったのは、まだサービスリリースから間もないころでしたが、「これは面白そうだ！」と思いました。

−エンペイを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

当時、他社サービスはほとんどなかったので、銀行口座振替でできないかということは考えました。口座振替の場合、振替手数料は安く抑えることができますが、保護者にとってはこちらが指定する口座を用意してもらう必要があり、手間が増えます。保護者の負担軽減もキャッシュレス化の理由のひとつでしたので、そう考えると適切ではないのかなと。

導入するのであれば、手数料が若干高くなったとしても、電子決済ができるサービスの方が圧倒的にスムーズになるのではないかと考えて、エンペイを導入しました。

−費用がかかることに対して、法人内や保護者からの反対意見はありませんでしたか？

先ほど、1ヶ月1,500円や2,000円を集金するとお話しましたが、実際に1ヶ月の間にその金額をぴったり使い切ることは難しいんです。なので残額を毎月貯めておき、年末やクリスマスなどに少し豪勢なおやつをだす、というようにして帳尻を合わせていました。

保護者会に対して、この毎月貯まる残額をエンペイの導入に使えないかと相談をしたところ、「おやつが3品から2品になったとしても導入して欲しい」という意見が多かったんです。子どもたちからするとおやつが減るのは嫌かもしれないですけど、払う保護者のほうからすると、おやつの量が減るよりも、エンペイを入れて欲しいという声が多いということが、導入の後押しになりました。

一部の保護者からは、クレジットカードを利用する際のセキュリティを懸念される声もありましたが、エンペイは支払い方法が複数あります。気になる方はコンビニ払いなど他の支払い手段を自由に選んでもらえます、という回答でご理解いただけたのかなと思います。

社内については、運営している施設数が多いこともあり、各施設の集金状況の確認や、施設ごとにある口座の管理も大変でした。そのため、エンペイを使って会社のメイン口座ひとつで運用していく方がスムーズなのではと考えていました。

一部、費用がかかることに対して反対意見がなかったわけではありませんが、エンペイのようなサービスを導入することで、先生方がお金に触れることなく、保育業務に専念できるというメリットもあるという説得をして、導入を進めました。

−導入時の準備について、スタッフの方々への研修はどのように行われましたか？

導入後2〜3ヶ月は私たち営業職員と先生方で一緒に請求作業を行い、徐々に現場の先生方に任せる流れで進めました。

はじめは僕も含めて、施設を管理運営するスタッフが実際にエンペイを使って請求を行いました。そうすることで、現場で使ったときにどういう部分でつまずきそうかイメージができたので、その内容を踏まえて現場の先生方にも説明したことで、先生方もスムーズに受け入れてくださったのではないかなと思います。

また、使ってみて感じたのが、エンペイの画面や操作が本当に簡単ということです。
余分な機能もなく、請求内容の登録から請求までの流れがシンプルなので、先生方も2~3回教えたら、あとは自分たちでできるようになりました。

クラブの先生の中には高齢の方もいます。こういったシステム導入に難色を示されることもありましたが、特につまずくこともなく使えるようになりました。
このあたりの操作感や機能の設計は、非常に考えられて作られたサービスなんだろうなというのは、使ってみて感じました。

−実際に導入されてから、具体的にどのような効果を実感されていますか？

導入前は、集金袋の準備や、名簿を作って回収状況をチェックしたりといったアナログ作業が多く発生していました。おそらくですが、集金全体にかかっていた時間は10分の1以下になったと思います。

回収するスピードは確実に上がりました。保護者の方のお迎えは、必ずしもお父さんお母さんだけではなく、急きょ、おじいちゃんおばあちゃんが来られることもあります。そういった様々なケースがあり、払いたくてもタイミングが合わずに払えないということもあると思います。

子どもにお金を持たせるわけにはいきませんので、子どもが帰ったあと、夜に保護者の方だけで来られてお支払いいただくこともありました。そうなると、ご家庭の時間を削っているということになりますし、こちらとしては保護者の負担も軽減したいという想いがありました。

導入後は、請求をしてから100%回収しきるまでの期間が「こんなにも早くなるんだ！」というくらい早くなりました。この回収までのスピードからも、保護者の方にとっても便利にご活用いただけているのではないかと感じてます。

このように業務の短縮ができたこともとても重要ですが、未払いの保護者へ催促の声かけをしなければいけないという、先生たちの精神的な負担を軽減できたことが非常に大きいです。

通常どおり払ってくださる場合はいいのですが、どうしても遅延する方、持ってこられない方もいらっしゃいます。そこで先生たちがもう一度「お金どうなってますか」と話をするのがとても負担なんです。聞く方も聞かれる方もあまり気分はよくないですよね。ましてや子どもが近くにいるときに話さなければいけない状況だったりするので、とても気を遣います。

それがエンペイ導入後は全くなくなりました。先生方は管理画面からクリックしてメッセージの再送するだけでいいので、とても助かっています。

他にも、直接的な効果ではありませんが、先生等の離職防止にもつながっているのではないかと思います。例えば、長期休暇中のお弁当の手配の際に集金しきれておらず足りないとなった場合、先生が一時的に不足した金額を負担していたということが過去にありました。こういった過不足によるトラブルは事業者の責任だと思っていますが、当事者の先生は負い目に感じてしまうこともあるかもしれません。このような不要なトラブルを避けられるようになることも、エンペイ導入のメリットだと思っています。

−使いやすさについて、ぜひ率直なご意見をお聞かせください。

使い始めた最初だけ、登録児童数が多いと保護者子どもの登録作業に若干手間取ったかなとは思うのですが、CSVファイルで一括登録もできたので、そこまで困りませんでした。保護者へのLINE登録用の用紙を印刷するときにも、年配の先生でも直感的に操作ができ、間違った操作をする先生はほとんどいませんでした。

そういったところでも、本当にシンプルで使いやすく、引き続き使い続けたいなと思っています。

−エンペイの導入を検討されている他の保育・教育施設に向けて、メッセージをお願いします。

費用的な面では、エンペイを導入してなかったころと比べるとプラスになるとは思います。しかし、導入せずにアナログ的な請求をされている場合、おそらく事務員さんの人件費や、時間的コストも絶対に発生しているとは思います。その作業量を軽減することで、空いた時間をもっと別のことに使えると思っています。

弊社では実際にエンペイを導入したあと、例えば、今までやっていなかったイベントが開催されたり、装飾が増えたり、室内が綺麗になったりといった、時間が生まれたからこその良い効果がありました。

このように、「できなかったことが、できるようになった」というメリットが非常に大きいので、費用はかかりますが、その分、実際に施設を利用する子どもたちや保護者に還元できていることも大きいと思います。

システムができる仕事はシステムに頼るというのが、一番だと思います。

そこで得られた時間を、子どもたちや保護者により良い保育を提供するために使ってもらうということが、私たち保育事業者の務めだと思うので、そのためにもエンペイのようなサービスは絶対に入れた方がいいなと思っています。