ー エンペイを導入される前には、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

私たちは放課後等デイサービスを中心とした福祉施設17施設を運営しておりまして、口座振替で集金をしていました。ひとり分ずつ請求書を用意し、袋に閉じて、郵送するという作業を毎月600人分行っており、膨大な手間と時間を要していました。

また、口座引き落としの結果確認や消し込み作業も非常に大変で、誰が入金済みで誰が未入金なのかを把握するのに手間がかかっていました。そのあとも会計用のデータの作成のために、銀行へ何度も足を運び入金確認を行うといった施設もあり、無駄なことに時間を費やしてしまっているという課題を感じていました。さらに工程が多いことは作業ミスにもつながり、リカバリーに余分なコストがかかるということが問題でした。

他にも、何名かは期日までに回収できないという課題がありました。そうなると催促のご連絡をする必要があり、職員には精神的な負担をかけることにもなります。福祉を担う方にとってこの催促というのはつらい仕事だろうと感じていましたので、解決しなければと考えて、ICTツールの検討を始めました。 

ー エンペイを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

はじめは「エンペイ」という名前が面白いなと思って、説明を聞きました。

提案をもらってから、現状では集金業務にどのくらいの時間や負担がかかっているのか、導入したらどのくらいの効果があるのか、原価計算をしながら検討を進めました。精神的な負担も考慮して、十分にやりたいことが実現できるだろうと判断しましたので、導入を決めました。

実は初めてエンペイの説明を受けた際に、福祉業界の特殊性について改めてお伝えして、何度か提案を出し直していただいた記憶があります。しかし、職員の負担をなくしたいという切実な願いがありましたし、エンペイの可能性を信じたいとも思っておりましたので、検討を進めました。打ち合わせを重ねるごとにエンペイの担当者が福祉への理解を深め、私たちのニーズに応えようと努力してくれたことが好印象だったのも理由のひとつです。

ー 導入後の効果について教えてください

業務を担当していた本部の作業時間が、24時間から1.5時間にまで短縮されました。各施設での作業時間も、4時間から30分にまで短縮し、本当に劇的な削減効果がありました。作業時間が減ったことで、ミスも発生しなくなりました。

加えて、大きな課題を感じていた「催促の精神的負担」も解消されました。エンペイを導入してから、払い忘れなども減り、月内にきちんと回収できるケースがほぼ100%になってきているので、そもそも催促の機会がほとんどなくなりました。仮に催促が必要な場合でも、LINEでできますので職員の負担はほぼありません。あとは、外国の方の利用も増えており、請求関連のことを口頭で説明することが負担だったりもしたのですが、その点でもエンペイで請求から集金までできるというのは楽になりましたね。

ー 職員や保護者の反応はいかがでしたか？

職員からの否定的な声は全くなく、スムーズに導入できました。

保護者からも、エンペイ導入について否定的な声は全くありませんでした。スマホが苦手な方がいらっしゃったら、最初だけきちんと説明をして登録を一緒にしてあげれば、あとは特にフォローは必要ありませんでした。

それに、エンペイを使えば、保護者はいつでも好きなときに、好きな方法で支払いができます。加えて決済手段によってはポイントが付くので、上限管理をうちに変えたいとおっしゃっていただける保護者の方もいらっしゃいました。一部スマートフォンをお持ちでない方もいらっしゃいまして、その場合はエンペイから出せる紙の請求書をお渡しすることになりますが、それでも簡単にお支払いいただけるので、負担はありませんでした。 

ー エンペイの導入を検討されている他の福祉・教育施設に向けて、メッセージをお願いします。

エンペイに限らず、こういったICTの活用は施設運営にとっては必須になってくるでしょう。ICTサービスを使うことに抵抗のある方も多いかもしれませんが、「自分たちがやりたい福祉を実現するために、どうICTを使っていけるか」という視点で考えていくことが必要だと思います。

経営的な視点で言えば、原価計算をする場合、事務作業などの時間を間接原価と捉えて、この原価をどう減らしていくかという考え方をしたときに、ICTが出てくると思います。ただ業務効率化をするだけではなく、デジタルトランスフォーメーション（DX）を起こすという考えで、ぜひエンペイも検討してみてください。