2024年12月からenpay byGMO（以下、エンペイ）を導入いただき、現在は40施設で集金にご活用いただいています。（2026年1月末時点） エンペイ導入により、本部と施設のやりとりが効率化。大幅な業務時間短縮を実現されています。そこで、同社の石川様に、エンペイ導入の経緯や導入後のメリットなどをお話いただきました。
お話を伺った方：
導入する前は、請求書を一人ひとり送っていました。一人分ずつカチカチと作成をして、それを利用者様に手渡しをしたり、メールで送ったりという方法で対応していました。
集金方法については指定の銀行口座に振り込みをしてもらっていましたが、スタジオが拡大するにつれて利用者様の人数も増え、この運用では難しいなという状況でした。
そこで口座振替による引き落としを始め、少しずつ回収率は上がったものの、最初の口座登録の手続きが滞ってしまう方もいて、それによって引き落としが遅れて現金集金が発生したりと、別の課題が発生していました。
加えて、なかなか回収率が上がらないという課題がありました。
今後もスタジオ数を増やしていきたいという中で、この状況を打開すべく、他社も含めてお話を聞いたという経緯です。
一番の理由は、LINEを使って集金が完結するという点です。
スタジオごとに公式LINEを開設しており、日頃から利用者様とはLINEを使ったコミュニケーションを取っていましたので、LINEなら利用者様すべての方と確実にコミュニケーションが取れるだろう、ということが決め手になりました。
あとは検討を進める中で、営業担当の方が親切にわかりやすく説明をしていただいたり、対応が早かったりと、コミュニケーションが取りやすかったことも後押しになりました。
スタッフに対しては、エンペイで用意されているマニュアルを使って案内しました。一部、自分で手を加えたり、画面のスクリーンショットを取って掲載したものも用意しましたが、必要な資料は一通りマニュアルが用意されていたので、ありがたかったです。
加えて、社内でオンライン説明会を実施しました。
操作自体はとても簡単ですので、みんなすごく理解が早く、すぐ手を動かす作業に移れたかなという印象はあります。
利用者様には、まず文書で説明をしました。
初期登録に必要な書類はエンペイから印刷して配布するだけなので、あとはそれを渡して登録してもらいました。
利用開始まで1ヶ月半ほど準備期間を設けていましたが、新システム導入の趣旨にご理解、ご協力をいただけたことで予定通り利用開始を迎えることができました。
引き落としできた、できなかったという消込みの作業が必要なくなったことが、とても楽になりました。未収があれば、管理画面で絞り込んで簡単に催促のご連絡もでき、導入前と比べるとはるかに業務時間は短縮されています。
口座振替を使いはじめてからも、請求明細は作成して利用者様に渡していたので、それがなくなったことも大きいです。
加えて、口座振替のときには、決められた期日までにデータを作成する必要があったので、その日までに間に合わせるためにどうするかという苦労もありましたが、エンペイはいつでも請求できるので、そういった苦労もなくなりました。
また、口座振替で集金していたときには、決められた締日までに請求金額を確定する必要があったので、本部から施設担当者に金額報告を催促したりすることもありましたが、今はすべてエンペイの画面上で完結するようになったところもよかったです。
一部の利用者様からは、LINEの画面から口座等の情報を入力することに抵抗があるという話もいただきました。そういった方には、エンペイが用意しているセキュリティについての資料やQ&Aを見ながら説明をしたところ、ご理解いただけました。
請求をしてからお支払いいただけるまでの期間もとても短くなりました。
これまでは支払いを忘れてしまったという利用者様もいたと思いますが、そういった方がいつでもどこでもLINEから支払えるようになったことが大きいのかなと思います。
こういったことからも、利用者様の方の利便性はあがっているのかなと想像しています。
職員に対してもマニュアルを用意していましたので、操作についての問い合わせなどもほとんどなく、簡単に使ってもらえています。未納の方が一目でわかり、画面からワンクリックでLINEで再請求ができるようになったため、催促の声掛けをしなくてよくなったという点で精神的な負担の軽減にもつながっているようです。
弊社では現場社員のことをコーチと呼んでいますが、コーチの一番の仕事は子どもたちの運動発達のサポートになります。なのでなるべく集金業務のようなバックオフィス系の仕事は減らしていきたいと考えており、エンペイなどICTの導入をしています。
新しいシステムを導入するときは、どうしても腰が重くなってしまったり、うまく導入できるか、顧客に迷惑をかけないかといったような不安もあると思います。
エンペイについては、営業担当の方含めサポートがしっかりしているので、その点は心配ないです。
実際に導入してみて、利用者様に対して「口座振替でやっていたのにシステムが変わるの？」とマイナスな感情を持たれてしまうかもしれないと不安に思っていましたが、利用者様のみなさんが新システムの趣旨をご理解くださったこともあり、大きな混乱なく移行することができました。ぜひ導入を検討されている方は、お話を聞いてみてください！
【施設名】
株式会社リィ
【所在地】
愛知県名古屋市昭和区御器所通3-8-1 御器所セントラルビル3A
【施設種別】
児童発達支援 / 放課後等デイサービス事業 等
【児童数】
【WEBサイト】
エンペイ byGMOとはこれからの集金のスタンダード。
これまでの業務を圧倒的にシンプルにします。
集金業務のすべてをキャッシュレス・ペーパーレス化。
煩雑な作業を簡単・確実に完了させることができる、
これからの集金の形です。
サービスの詳細につきましては、担当者がご説明させていただきます。
導入にあたってご質問事項等ございましたら、お気軽にお問合せください。